テレワークにはまず働く環境の整備が必要
在宅勤務以外にも働く場所の選択肢を広げたい

導入の背景社員全員に在宅勤務を要請するも、皆が自宅に十分な業務環境をもっているわけではなかった。

社員に対して平等に仕事環境を整備したい

2021年のコロナ禍において、在宅勤務の利用者が７割を占めたシナネン株式会社。在宅勤務が困難な環境にある社員にも、ワークスペースを提供したいと考えたのがOFFICE PASS導入の背景にありました。
「社員全員を対象に在宅勤務をお願いしていました。しかし、自宅で働くといっても家族も在宅勤務だったり、介護や子育て中の方もいます。一人暮らしの方は部屋が狭いというケースもあり、在宅勤務が困難な社員がいました。さらに、出社する方の通勤時における感染リスクも不安でした」と語るのは、同社の経営管理部経営管理・広報チームのI氏。そこには、全社員に対して平等に仕事環境を提供したいという思いがありました。
「テレワークに関するシステムや備品を支給する会社もありますが、私たちはまず仕事環境の整備が必要だと考えました。社員の誰もが使える快適なワークスペースを提供したい。そういった思いで導入しました。」 （Ī氏）。

導入の理由1カ月単位でテスト運用を行い、社員の声を吸い上げながら最適な運用に近づけられた。

計画的なテスト運用を行い、メリットとデメリットを検証

導入までの経緯、さらに日経OFFICE PASSを選んだ理由はどんな点にあったのでしょう。経営管理部経営管理・広報チームのY氏がふり返ります。
「弊社は全国各地への出張があるため、活用できるオフィスが全国に存在している必要がありました。様々なサービスと比較検討した結果、全国に広がる400以上のシェアオフィスを手軽に選べるOFFICE PASSに決めました」。
さらに、テスト運用を行いアンケートによって利用者の声を吸い上げました。
「経営管理部で約10カ所のオフィスを選定して1カ月ほど運用。その後、全社員にテスト対象を広げて5カ月、毎月20〜25名の社員が利用、メリットやデメリットをあげてもらいました」（Y氏）。

アンケートの声を受けて、独自のガイドラインを作成

多様な声を聞くことができたアンケート。具体的にどのような意見があがったのでしょうか。
「弊社は全体の約8割が営業社員なので、顧客先から次の顧客を訪問する合間での利用が多くありました。そうした時、以前はカフェ等を利用していたため、オンライン会議を予定に入れることはできなかったのですが、OFFICE PASSを活用することでオンライン会議もできるようになり業務効率があがったという声や、在宅勤務で誰とも話すことなく仕事をしていると煮詰まってくるが、開放的なスペースでリフレッシュできるなどの声が聞かれました」とY氏。
その一方で、電話がかかってきた時に外に出なくてはならなかった、オンライン会議ができないオフィスだったなどの意見もありました。
「サービスの内容を事前に把握する必要があると考え、利用の流れやオフィスの選び方、検索の仕方、有料会議室を使用した際の経費申請のルール、さらにセキュリティを徹底させるためにパソコンに覗き見防止シートを貼るなどの詳細なガイドラインを作成しました」とY氏。テスト運用で明確になった課題を払拭するためのガイドラインを作成することで、スムーズな本格導入へと歩みを進めました。

導入の効果業務効率化を実感したという声が社員から上がる。

社員それぞれが自分に合った使い方を見つけ、生産性向上を実現

本格導入は2022年の４月。すでに毎月25名ほどの社員が利用している状況です。
「1カ月に在宅勤務と合わせて最大10日間使えるというルール。在宅かシェアオフィスを利用するかは個人裁量です。営業の合間での利用、家族と在宅勤務が被り、自宅最寄りのシェアオフィスを選んで終日活用、午前中出社して午後から客先を訪問して帰りに自宅近くのシェアオフィスに寄るなど、効率的な使い方により、生産性向上への手応えを感じています」とI氏。
一方、ご自身でも活用してその効果を実感しているのがY氏。
「部屋が狭くて椅子も固く、在宅勤務時は長時間働くのが大変でした。OFFICE PASSなら、自宅から近くのオフィスを選んで快適に仕事ができます。好きな飲み物を選び、周囲の利用者が業務を行う中で仕事をすると集中できるし、自宅と違いオンとオフの切り替えもスムーズです」と、満足げ。他の社員からも隙間時間にオンライン会議を入れられる、出張時に効率的に時間を活用できるなどの声が多く出ているようです。

在宅勤務を強制するのではなく、働く場所の選択肢を増やす

コロナ禍によって図らずも在宅勤務が定着し、働き方改革も進みました。しかし、同社では必ずしも在宅勤務を強制するものではないと言います。
「小さなお子さんがいる家庭、ペットと暮らす人、介護に忙しい方、生活のスタイルは、それぞれです。働く人の多様性が求められる中、働く場所の多様性があってもいいと思うのです。出社から退社まで拘束するのではなく、在宅勤務を強制するのでもなく、働く場所の選択肢を増やしたい。そして、集中する時、オンライン会議の時、事務作業の時間など、業務に応じて使い分けてもらう」と語るI氏。
さらに、働き方改革の進展に合わせてオフィスのあり方も変わると言います。
「仕事を行う場所から、社員個々の考えを共有する場所になるのではないか。あるいは、共有したものを決める場所になる。一人で行う仕事とみんなで情報共有しながら遂行する仕事の違いが明確になっていくでしょうね」（I氏）。
エネルギーの伝統企業として、脱炭素の使命を担うシナネン株式会社。その変革を推進する社員ひとりひとりの働き方がよりよくなることで、使命の実現は加速していくでしょう。