管理職から利用をスタート
利用者を増やせれば、自社オフィスの効率活用にもつながる

導入の背景コロナ禍での在宅勤務の本格開始にともない課題が生まれた。

在宅勤務が常態化する中、自宅の環境が仕事に不向きなケースも

コロナ禍に見舞われた2020年、株式会社セレブリックスも在宅勤務に舵を切り、働き方が大きく変わりました。常時100以上のプロジェクトが同時進行し、クライアント企業の営業代行として顧客先に常駐する社員も多い同社では、場所にとらわれない働き方に取り組むことが不可欠となりました。
「コロナ禍以降、在宅勤務がメインとなり、また顧客先常駐の社員はクライアント企業のルールに従うことになるので、働き方が非常に多様になりました。そんな中、自宅での仕事では集中できないとか、クライアント企業の営業代行を担当している社員からは、在宅勤務時のオンライン会議で自宅の中の声や音が入るのはマイナスイメージだ、という意見があがるようになりました」と語るのは、同社の経営管理本部総務の鹿野菜美恵氏。
総合人材パートナー企業として多くの企業を支援する同社の強みは人。コロナ禍の中でその力を最大限に発揮するためには、新たなワークスペースを確保する必要性が生じたのです。

導入の理由拠点数と料金面でOFFICE PASSを選択、テスト運用の反響も受け本格導入へ。

テスト運用を通じて好意的な声が多数聞かれる

全国に営業所を設けている同社がシェアオフィスを選定する上で最も重視した点は、全国各地にオフィスがあること。先述の鹿野氏がふり返ります。
「いくつかシェアオフィスのサービスを比較検討しましたが、OFFICE PASSの全国400カ所以上の拠点数が圧倒的でした。料金も魅力的で、組織内でシェア可能な回数課金プランも使いやすく、管理もしやすい。必然的にOFFICE PASSに絞られ、まずテスト運用を行うことになりました」。
テスト運用は2020年６月にスタート。管理職30〜40名を選び、利用者と管理者の双方の視点で検証しました。
「２カ月程度のテスト運用を行い、アンケートを実施しました。アンケートでは、駅近くのオフィスを利用できるので便利、混雑具合が事前に把握できるので使いやすい、二次元コードを活用したチェックインがスムーズなど、好意的な声が多数あがりました」と鹿野氏。社内における導入への機運も高まりました。

セキュリティへの懸念を検証するためにテスト運用を延長

一方、セキュリティに対する懸念も顕在化しました。
「OFFICE PASSには様々なタイプのシェアオフィスが揃っているため、個室を設けているオフィスがある反面、カーテンなど簡易的なもので仕切っているオフィスや共有スペースのみの所など、セキュリティが懸念されるシェアオフィスもあります。また、イヤフォンの声が漏れるケースがあることもわかりました」（鹿野氏）。
こうした懸念を検証するために、同社ではテスト運用期間を延長する徹底ぶりをみせます。
「やはり、クライアント企業の一員として営業代行を行う社員も多いですから、セキュリティに対する課題をクリアする必要がありました。テスト運用を通して、セキュリティを担保しているシェアオフィスを明確にして、社員間で共有しました。また、イヤフォンの音漏れに関しては、音漏れのないイヤフォンを支給してこれらの懸念を払拭しました」（鹿野氏）。OFFICE PASSの浸透を図ることをねらいに、自社の実情に合わせたマニュアルを作成するなど、テスト運用延長の成果が生まれました。

導入の効果管理職自らが多様な活用方法を生み出し、効果を実感。

業務効率化や生産性向上、リフレッシュなど効果は多岐にわたる

本格運用がスタートしてOFFICE PASSの利用者は増え、現在常時利用しているのは 約70名。主に会社が選定する管理職及びセキュリティなどの課題があり、自宅での仕事が難しい社員が対象です。その活用法や導入効果はどのようなものなのでしょう。
「移動の隙間時間に使う社員や在宅勤務の代替地として終日活用する社員など、活用シーンは実に多様です。営業社員は、移動時間の合間に利用する例が多く、管理職は、在宅勤務の代替地として終日利用、また、面接などの採用活動にも活用しています。いずれのケースも移動時間の短縮による業務の効率化、業務への集中による生産性の向上、電車移動の削減による感染リスクの低減、飲み物が提供されリフレッシュできるなど様々な効果がみられています」と、鹿野氏も確かな手応えを感じているようです。

OFFICE PASSの利用者を増やすことでオフィス改革も視野に

今後は、OFFICE PASSの利用者選定基準をより明確にし、利用者の増員を検討していると語る鹿野氏。
「OFFICE PASSの利用者を増やすことで、今後社員が増えても既存オフィスを拡張する必要がなくなります。固定費の増大を抑制する上でも今後検討すべきポイントの一つ」と言います。
さらに、OFFICE PASSの改善点についても貴重な意見を寄せてくれました。
「シェアオフィスを活用する場合、セキュリティに対する懸念は多くの会社が抱くポイントだと思います。弊社は、利用者による情報共有でセキュリティのしっかりしているオフィスを把握していきましたが、Webサイトなどの事前情報でより明確になるとオフィスを選びやすくなるのではないでしょうか。現在も条件指定で検索が可能ですが、さらに、『防音』など、利用者がより重視するワードから該当オフィスを検索できる仕組みなどがあればより便利になると思います」（鹿野氏）。利用者の声を吸い上げながらスムーズな運用を進めてきた同社ならではの貴重な提言。そうした意見を今後のサービスに活かしながらOFFICE PASSは、より便利に成長していきます。